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Todocarta

Qué es una carta oficio, en qué casos se usa y cómo se hace

Carta oficio

La carta oficio es una documentación que se utiliza en la comunicación de consultas, informes, órdenes que se llevan a cabo para gestionar diferentes tipos de acuerdos.

Este tipo de carta se utiliza en embajadas, ministerios, colegios profesionales, municipios, oficinas de gobierno y sindicatos.

Su principal función es transmitir un mensaje oficial que debe seguir un protocolo.

Cómo hacer una carta oficio

El modelo de carta oficio solicitando se compone para su correcta redacción en diferentes partes.

El encabezado: En esta parte se empieza saludando a la persona o entidad a quien se dirija la carta, seguido más abajo de los datos personales de quién realiza la solicitud. Nombre y apellidos, profesión, domicilio, etc.

El cuerpo: En esta parte de la carta se expresa el motivo por el cuál se hace la solicitud.  Se desarrollan todos los argumentos correctamente ordenados para que el receptor de la carta capte las ideas lo mas fluidamente posible.

Carta oficio
Carta oficio

Petición: Es donde se desarrolla la solicitud. Se puede usar la palabra suplica y luego se escribe bien conciso lo que se solicita.

Pie: Frase de cortesía despidiéndose formalmente. Al final de la carta se pone el nombre, apellidos y la firma.

Pautas para escribir una carta oficio

Antes de embarcarnos en el formato de una carta oficio, examinemos primero los consejos esenciales que te ayudarán a escribir su carta formal. Al escribir una carta oficio, uno debe ser conciso y directo al punto sin perder el mensaje deseado.

Siempre debes usar un tono profesional a lo largo de la carta, y el lenguaje informal no son admisibles en la correspondencia formal. Cuando utilices una plantilla de carta oficio, recuerda adaptarla para que se ajuste a tus necesidades en lugar de copiar todo y agregar ediciones simples de nombre o dirección.

El diseño de una carta oficio

Hay dos formatos principales de cartas ofcicio: El estilo de bloque tradicional. El estilo de gestión administrativa.

De los dos estilos utilizados para escribir cartas, el diseño de bloque es el formato más utilizado para cartas comerciales. En este estilo de escritura, todo el texto se alinea a la izquierda y a espacio sencillo.

La única vez que se te permite a uno usar doble espacio en el formato de carta formal de bloque es entre párrafos, ya que trae la transición sin sangrar el texto.

Carta oficio
Carta oficio

El estilo de gestión administrativa, por otro lado, es más conciso. Esto lo hace más adecuado para memorandos e instancias internas cuando tiene que ser muy directo.

Una versión modificada del formato de Bloque es la carta oficial de Semibloque donde todo el texto se deja alineado excepto la información del remitente en la parte superior.

Tipos de oficio

Oficio múltiple

Este tipo de carta se utiliza para comunicar el mismo tema a varias personas, y por esta razón las instituciones o dependencias incluyen el número de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y cargo del destinatario.

Oficio de transcripción

La palabra transcripción nos indica la finalidad de este tipo de redacción: es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal con se da en el original, íntegramente y sin ninguna alteración. El párrafo debe ser fiel al original e ir entre comillas.

Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulaciones, directivas u otros casos del mismo oficio.